A.
Perkembangan
Pembentukan Agen dan Cabang
Di dalam perkembangan usahanya,
perusahaan dapat beroprasi tidak saja di dalam lingkungan suatu kota tetapi dapat
juga beroprasi ke luar kota, ke luar daerah dan bahkan ke luar negeri.
Pada umumnya sebagai titik tolak perkembangan
tersebut adalah perluasan daerah pemasaran ini menimbulkan problema bagi
pimpinan perusahaan untuk mencari cara-cara yang paling efektif dan ekonomi
dalam melakukan penjualan barang-barangnya.
Berbagai
macam cara dapat ditempuh antara lain dengan mengangkat pedagang keliling atau
petugas bagian penjualan yang langsung mendatangi para langganan, penggunaan
kata logus dengan pengiriman pesanan per pos; dengan sistem penjualan
konsinyasi dan lain-lain.
Tetapi
cara-cara tersebut kadang-kadang tidak memenuhi harapan pimpinan berhubungan
sangat besarnya perkembangan daerah pemasaran. Untuk mengatasi hal tersebut
dapat di bentuk pusat0puusat pejualan di darah-daerah tertentu yang dapat
merupakan sarana untuk mencapai tujuan dari pemasaran (marketing). Pusat pusat
penjualan yang dibentuk dapat berupa “agen“ (agency) atau “cabang” (branch).
Bentuk agen ataupun cabang dapat pula diserahi fungsi selain pennjuaan juga
fungsi penjualan
B.
Perbedaan
Karakteristik Agen dan Kantor Cabang
Baik agen maupun kantor cabang yang
dibentuk oleh suatu perusahhan keduanya merupakan sarana untuk meemperluas
daerah pemasaran.
Adapun beberapa perbedaan pokok diantara kedua macam
bentuk organisasi pemasaran itu ialah -:
|
Agen
|
Kantor
Cabang
|
|
1. Agen
adalah suatu bentuk organisasi yang hanya diberi fungsi untuk menerima
pesanan barang-barang dan bekrja di bawah pengawasan angsung oleh Kantor
Pusat. Sedang transaksi dengan pihak ke tiga dilaksanakan secara langsung
oleh Kantor Pusat.
2. Agen
tidak memiliki persediaan untuk barang-barang yang akan dijual, akan tetapi
hanya aberupa monster (contoh atau semple). Barang-barang yang dijual akan
dikirim langsung oleh Kantor Pusat kepada langganan yang bersangkutan.
3. Pesetujan
terhadap syarat-syarat penjualan terletak sepenuhnya pada kantor pusat.
Administrasi terhadap piutang yang timbul dari penjualan dan pengumpulan
piutang yang bersangkutan yang diselengarakan oleh kantor pusat
4. Modal
kerja untuk biaya operasi Agen diberikan oleh Kantor Pusat. Ageng tidak
mengurus uang tunai atau kas selain modal kerja yang diberika.
|
1. Kantor
cabang adalah suatu bentunk organisasi yang
menjual barang-barang dari persediaan yang dibentuknya (baik dikirim
dari kantour pusat maupun dibeli sendiri) dan di beri wewenang untuk
melaksanakan transaksi-transaksi dengan pihak ke tiga, sehingga berfungsi
sebagai unit usaha yang berdiri sendiri.
2. Kantor
Cabang mengadakan persediaan (stock) untuk barang-barang dagangannya yang
pada umumnya sebagian besar dikirim dari kantor pusatnya namun demikian
sampai dengan batas-batas tertentu Kantor Cabang juga membeli sendiri barang-barang
dagangannya.
3. Kantor
Cabang memberikan persetujuan tentang syarat-syarat pennjualan,
menyelenggarakan administrasi ppiutang yang timbul drai penjualan tersebut
dan mengurus pengumpulan piutang yang bersangkutan.
4. kantor
cabang mengelola uang tunai dari hasil penjualan pengumpulan piutangnya dan
melaksanakan transaksi pembayaran atas inisiatif sendiri.
|
C.
Pembukuan
Kantor Pusat dan Agen
·
Usaha
dari suatu Agen
Agen yang bekerja sebagai suatu
unit organisasi penjualan lokal (didaerah tertentu) berada dibawah pengawasan
kantor pusat (bagian penjualan) dan biasanya tidak mengadakan persediaan
(stock) selain dari contoh atau stemple dari pada barang-barang yang akan ditawarkan
untuk dijual.
Contoh barang yang akan di tawarkan
dan mungkin juga akan di iklankan itu diberi oleh kantor pusat. Untuk keperluan
usahanya, biasanya agen di beri sejumlah modal kerja (working capital) dari
Kantor Pusat guna pembayaran ongkos penjualan dan penyelesaian kewajiban agen
dalam melaksanakan tugasnya.
·
Pembukuan
Untuk Suatu Agen
Agen menyelenggarakan buku kas
untuk mencatat penerimaan (dan pengisian kembali) modal kerja dari Kantor
Pusat, dan pengeluaran-pengeluaran untuk berbagai macam biaya.pengeluaran kas
biasaya dicatat dalam bentuk rangkap dengan cara membuat tembusannya.
Pada saat modal kerja hampir habis
atau mendekati jumlah minimum yang ditetapkan, agen mengirimkan copy (
tembusan) catatan pengeluaran kas atau ringkasannya berikut bukti-bukti
pengeluarannya pada kantor pusat untuk mendapatkan pengantian atau pengisian
kembali modal kerjanya. Sedang catatan pengeluaran kas yang asli diarsipkan di
tempat agen yang bersangkutan
·
Pembukuan
Pada Kantor Pusat
Pembukuan yang akan diselenggarakan
oleh kantor pusat tergantung pada tujusn ysng dikendaki yaitumengenai laba atau
rugi yang di dapat dari aktivitas penjualan melalui agen tersebut.
Dalam hal ini terdapat dua alternative sebagai
beriku :
§ Laba
(rugi) yang di dapat dari aktivitas pejualan melalui agen (tiap-tiap agen)
tidak di tentukan secara terpisah.
Pada
cara ini laba (rugi) yang didapat dari
penjualan melalui agen akan di laporkan dengan transaksi regular dengan
demikian semua transaksi penjualan biaya-biaya yang terjadi melalui agen yang
bersangkutan dicatatat dalam rekening-rekening pembukuan yang ada seperti
halnya transaksi-transaksi yang terjadi di kantor pusat.
§ Laba (rugi) yang di dapat dari aktivitas penjualan
melalui agen ditentukan secara terpisah.
Pada cara ini rekening pembukuan khusus
untuk agen, terutama untuk pendapatan dan biaya-biaya yang bersangkutan harus
di selenggarakan.
Apa
bila perusahaan mempunyai beberapa agen maka rekening-rekening pendapatan dan
biaya-biaya pada agen dapat di selenggarakan sebagai rekening control (buku besar). Sedang rekening pendapatan dan
biaya untuk tiap-tiap agen di selenggarakan sebagai rekening-rekening
pembantunya.
Sebagai
contoh:
Hubungan
Kantot Pusat dan Agen
Pembukuan
pada Kantor Pusat
|
Laba
(rugi)aktivitas penjualan melalui Agen ditentukan sacara terpisah
|
Laba
(rugi)aktivitas penjualan melalui Agen tidak ditentukan sacara terpisah
|
|
1)
pengiriman
sample
(monster) barang dagangan
sebesar harga
pokok Rp. 100.000,00.
Persediaan sample
Agen X Rp. 100.000,00
Pengiriman
Barang
kepada
Agen X Rp 100.000,00
|
Persediaan sample
Agen X Rp 100.000,00
Pengiriman Barang
Kepada Agen X Rp 100.000,00
|
|
2)
Pembentukan
modal
kerja Agen X sebesar
Rp. 50.000,00
Modal
kerja – Agen X Rp 50.000,00
Kas Rp 50.000,00
|
Modal kerja – Agen X Rp 50.000,00
Kas Rp 50.000,00
|
|
3)
Penjualan
melalui Agen
X, sebesar harga faktur
Rp 1.000.000,00
Piutang
Dagang Rp 1.000.000,00
Hasil Pennjualan-
Agen X
Rp
1.000.000,00
|
Piutang Dagang Rp 1.000.000,00
Hasil
Penjualan Rp
1.000.000,00
|
|
4)
Harga
pokok penjualan,
melalui Agen X, sebesar
Rp 750.000,00
Harga
pokok pennjualan
Agen X Rp 750.000,00
Pengiriman
Barang
kepada
Agen X Rp 750.000,00
|
 |
|
5)
Laporan
penggunaan &
pengisian kembali
modal kerja Agen X
sebesar Rp 45.000,00
Macam-macam
biaya
usaha –
Agen X Rp 45.000,00
Kas Rp
45.000,00
|
Macam-macam
Biaya Usaha Rp 45.000,00
Kas Rp
45.000,00
|
|
6)
Gaji
& dan Komisi untuk
Agen X dibayar langsung
oleh Kantor pusat sebesar
Rp 30.000,00
Gaji
& komisi – Agen X Rp 30.000,00
Kas
Rp 30.000,00
|
Gaji & Komisi Rp 30.000,00
Kas Rp
30.000,00
|
|
7)
Menutup
rekening pendapatan
dan biaya –biaya Agen
ke rekening Rugi-Laba Agen.
Hasil
Penjualan –
Agen X Rp 1.000.000,00
Harga
Pokok Penjualan-
Agen X Rp 75.000,00
Macam-macam
biaya
usaha-agen
X Rp 45.000,00
Gaji
& Komisi-Agen
X Rp 30.000,00
Rugi-Laba-Agen
X Rp 175.000,00
|
 |
D.
Hubungan
Kontor Pusat dan Cabang
Telah dikemukakan cara perusahaan
untuk meningkatkan volume penjualan dan pendapatannya. Penggunaan berbagai
saluran distribusi, cara penjualan, pembukaan agen-agen penjualan, perwakilan
dan kantor-kantor cabang di berbagai tempat pada umumnya mempunyai tujuan yang
sama yaitu dalam rangka maningkatkan kemampuan perusahaan untuk menjual
produknya.
Meskipun pada operasi cabang banyak
berhubungan dengan aktivitas penjualan, namun demikian pada akhir-akhir ini
nampak adanya gejala untuk memperluas aktivitas yang dapat dicakup suatu kantor
cabang. Karena pertimbangan ekonomis berbagai macam indistri telah memulai
meggunakan cabang-cabang sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuannya.
Lembaga-lembaga keuangan (bank dan nonbank), perusahaan jasa sampai peusahaan
industry (manufacture) dibeberapa daerah yang pada umumnya merupakan cabang,
juga merupakan praktek yang lazim didunia usaha.
Apapun sifat dan jenis usahanya
operasi Kontor Cabang, biasanya dibawah pengelolaan seorang manajer cabang yang
bertanggung jawab langsung kepada top manajemen di kantor pusat. Manajer cabang
harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan hasil usaha cabang
kepada kantor pusatnya, karena data demikian pentung untuk analisa dan
pengambilan keputusan.
Garis besar bekerjanya suatu cabang adalah sebagai
berikut:
-
Cabang diberi modal
kerja, baik berupa uang kas, barang-barang dagangan maupun aktiva lainnya oleh
kantor pusat.
-
Cabang dapat membeli
barang dagangan dari pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan permintan
barang-barang lokal yang tidak dapat dipeuhi oleh kantor pusat atau apabila
pembelian itu dapat dipertanggung-jawabkan secara ekonomis.
-
Cabang melakukan
aktivitas penjualan; mulai dari usaha-usaha untuk mendapatkan pembelian;
mengirimkan barang atau menyerahkan jasa-jasa kepada langganan, membuat faktur
penjualan, menagih (mengumpulkan) piutang dan menyimpan uangnya di dalam
rekening bankya sendiri.
E.
Sistem
Akuntansi untuk Operasi Kantor Cabang
Sistem pengumpulan dan pengolahan
data akuntansi terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di kantor cabang dapat
dilakukan dengan berbagai cara. Sistem akuntansi terhadap aktivitas kantor cabang pada dasarnya dapat
dilaksanakan menurut sentralisai, desentralisasi atau kombinasi di antara
keduanya.
§ Sistem Sentralisasi
Apabila sistem sentarlisasi dilaksanakan,
maka pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di kantor cabang
diselenggarakan sepenuhnya oleh kantor pusat. Pada cara ini kantor cabang cukup
mengumpulkan dokumen-dokumen dasar, seperti factor pejualan, catatan waktu
kerja, woucher-woucher pengeluaran kas, dan bukti-bukti lainnya yang mendukung terjadinya
transaksi. Dokumen-dokumen dasar itu atau tembusannya dikirim kepada kentor
pusat untuk dicatat di dalam buku jurnal dan rekening-rekeningbuku besarnya.
Apabila laba (rugi) dari aktivitas
cabang akan ditentukan terpisah dari kegiatan kantor pusat; maka penggunaan
buku-buku jurnal khusus atau rekening-rekening pendapatan, harga pook penjualan
dan biaya kantor cabang harus disediakan dalam susunan rekening-rekening
pembukuan kantor pusat. Sistem sentralisasi pada umumnya dilaksanakan dalam
rangka penghematan biaya administrasi. Sistem sentralisasi juga lebih menjamin
adanya keseragaman prosedur dan metode-metode pembukuan yang diterapkan baik
untuk aktivitaskantor pusat, maupun aktivitas kantor cabangnya. Akan tetapi
keterlambatan informasi (data) yang diterima oleh kantor pusat pada umunya akan
merupakan factor yang menyebabkan terlambatnya penyajian laporan keuangann
secara periodik
§ Sistem Desentralisasi
Pada cara ini setiap cabang
menyelenggarakan pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi pada cabang
yang yang bersangkutan secara lengkap. Tiap-tiap cabang menyelenggarakan
buku-buku jurnal; buku besar dan buku-buku tambahan (pembantu) apabila dianggap
perlu. Apabila sistem desentralisasi dilaksanakan, biasanya susunan dan
klasifikasi rekening-rekening pembukuan pada tiap-tiap kantor cabang mengikuti
dan sesuai dengan sesuai &klasifikasi yang dipakai pada kantor pusatnya.
Proses akuntansi pada kantor cabag
diselenggarakan seperti halnya pada perusahaan (badan usaha) yang berdiri
sendiri, kecuali bahwa kantor cabang tidak menyelenggarakan (memiliki) rekening
modal.
Suata rekening khusus yang berfungsi
sama dengan rekening modal di dalam perusahaan pada umumnya harus di bentuk untuk
menampung selisih antara aktiva dan hutang-hutang kantor cabang.
F.
Prinsip-prinsip
Pelaksanaan Sistem Desentralisasi
Ciri pokok yang menghubungkan pembukuan
di kantor cabang dan kantor pusatnya ialah adanya rekenig “R/K – Kantor Pusat”
di dalam rekening-rekening pembukaan kantor cabang dan “R/K Kantor Cabang” di
dalam rekening-rekening pembukaan kantor pusat. Kedua rekening tersebut
merupakan rekening proforma.
Diselenggarakannya
rekening-rekening aktiva; hutang; pendapatan dan biaya-biaya kecuali untuk
rekening modal di kantor cabang, dapat diambil kesimpulan mengenai adanya
hubungan antara rekening-rekening pembukaan di kantor pusat. Aktiva yang
ditempatkan di cabang adalah sebagian dari aktiva yang dimiliki oleh perusahaan
sebagai suatu kesatuan usaha.
Demikian pula halnya hutang-hutang yang
terjadi di kantor cabang adalah merupakan hutang kewajiiban dari perusahaan
sebagai suatu badan usaha yang terpisah dari pemiliknya. Meskipun prosedur
pembukuan untuk kantor cabang diselenggarakan sebagai unit usaha yang berdiri
sendiri, akan tetapi dari segi ekonomis cabang hanya merupakan bagian dari
keseluruhan fungsi (aktivitas) perusahaan.
Contoh 1:
Dalam rangka meningkatkan omzet penjualan PT
Yogyakarta telah membuka kantor cabangnya diluar kota pada awal bulan Desember
1980 ikhtisar transaksi yang terjadi di kantor cabang dalam bulan Desember
1980, dan jurnal untuk mencatat
transaksi-transaksi tersebut, masing-masing oleh kantor cabang dan
kantor pusat pusat adalah sebagai berikut.
|
Transaksi-transaksi
Cabang
|
Buku-buku cabang
|
Buku-buku Kantor
Pusat
|
|||
|
1
samapai 31 Desember 1980:
1)
Diterima
uang dari kantor pusat sebesar: Rp300.000,00 sebagai modal kerja.
|
Kas 300.000,00
R/K Kantor Pusat 300.000,00
|
R/K Kantor Cabang300.000,00
Kas 300.000,00
|
|||
|
2)
Diterima
barang-barang dari Kantor Pusat sebesar harga pokok Rp600.000,00
|
Pengiriman
barang-
barang
dari Kantor
Pusat
600.000,00
R/K Kantor Pusat 600.000,00
|
R/K
Kantor Cabang 600.000,00
Pengiriman Barang
untuk Kantor
Cabang 600.000,00
|
|||
|
3)
Pembelian
alat-alat perlrngkapan akan kantor oleh Cabang secara tunai, dengan harga Rp200.000,00
|
Alat-alat
Kantor 200.000,00
Kas 200.000,00
|
|
|||
|
4)
Penjualan
oleh Kantor Cabang, terdiri dari: Tunai
Rp250.000,00
Kredit
Rp400.000,00
Jumlah Rp650.000,00
  |
Kas 250.000,00
Piutang
Dagang 400.000,00
Penjualan 650.000,00
|
 |
|||
|
5)
Penerimaan
pembayaran piutang dari langganan : Rp250.000,00
|
Kas 250.000,00
Piutang Dagang 250.000,00
|
|
|||
|
6)
Biaya-biaya
yang dibayar:
-
Gaji
&
Komisi
Rp55.000,00
-
Sewa
Kantor
Rp40.000,00
-
Listrik,
air
Rp 5.000,00
-
Macam-ma
cam biaya Rp25.000,00
Jumlah
Rp125.000,00
 |
Gaji
& Komisi 55.000,00
Sewa
Kantor 40.000,00
Listrik
& air 5.000,00
Macam-macam
biaya 21.000,00
Kas 125.000,00
|
 |
|||
|
7)
Pengiriman
uang ke Kantor Pusat sebesar Rp250.000,00
|
R/K
Kantor Pusat 250.000,00
Kas 250.000,00
|
Kas 250.000,00
R/K-Kantor Cabang 250.000,00
|
|||
|
8)
Biaya-biaya
yang telah dikeluarkan dan diperhitungkan untuk beban kantor cabang, oleh
kantor pusat:
-
Biaya
asuransi:
Rp20.000,00
-
Brosur
&
katalogus: Rp30.000,00
-
Advertensi:
Rp25.000,00
-
Bunga
investasi,
pada kantor
cabang Rp75.000,00
 Jumlah Rp150.000,00 |
Biaya
Asuransi 20.000,00
Brosur
& katalogus 30.000,00
Advertensi 25.000,00
Biaya
bunga 75.000,00
R/K-Kantor pusat 150.000,00
|
R/K-Kantor
Cabang 150.000,00
Persekot premi
Asuransi ………… 20.000,00
Brosur & katalogus 30.000,00
Biaya Advertensi 25.000,00
Pendapatan biaya 75.000,00
|
|||
|
31
Desember 1980-
Penyesuaian
dan tutup
buku:
9)
Persediaan
barang dagangan pada tanggal 31 Desember 1980, sbesar Rp 225.000,00
Depresiasi Alat-alat kantor sebesar :
Rp 5.000,00
|
Persediaan
Barang 225.000,00
Dagangan
Depresiasi
Alat-alat
kantor 5.000,00
Ak. Dept. Alat
Kantor 5.000,00
Rugi-Laba 225.000,00
|
|
|||
|
10)
Pemindahan
saldo rekening-rekening pendapatan ke Rugi-Laba.
|
Penjualan 650.000,00
Rugi-Laba 650.000,00
|
|
|||
|
11)
Pemindahan
saldo rekening-rekening biaya ke Rugi-Laba
|
Rugi-Laba 880.000,00
Gaji & komisi 55.000,00
Sewa kantor 40.000,00
Listrik, air 5.000,00
Biaya Asuransi 20.000,00
Brosur & katalogus 30.000,00
B.Advertensi 25.000,00
Biaya Bunga 75.000,00
Depresiasi
Alat-alat kantor 5.000,00
Macam-macambiaya 25.000,00
Peng. Barang dari
Kantor pusat 600.000,00
|
|
|||
|
12)
Pemindahan
saldo
laba ke “R/K-kantor Pusat”
|
Rugi-Laba 25.000,00
R/K-Kantor Pusat 25.000,00
|
|
|||
|
13)
Pengakuan
laba atas operaasi kantor cabang oleh kantor pusat
|
 |
R/K
kantor cabang 25.000,00
Rugi Labacabang 25.000,00
|
|||
|
14)
Pemindahan
saldo
Laba operasi cabang ke Rugi-Laba
|
|
Rugi-Laba
cabang 25.000,00
Rugi-Laba 25.000,00
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar